1. Cueillette des renseignements personnels
   1. Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier.
   2. Sauf dans les cas où la Loi sur la protection des renseignements personnels exige la communication ou la divulgation de renseignements personnels, l’Association des Sourds de l’Estrie (ASE) maintient le caractère confidentiel de tous les renseignements personnels obtenus tels que le nom, le numéro de téléphone, l’adresse géographique et l’adresse technologique.
   3. ASE recueille des renseignements fournis par écrit ou verbalement afin de remplir les objectifs et le mandat qui lui sont donnés et qui peuvent être décrits comme suit :
      1. Communiquer avec ses membres ou toute autre personne concernée et identifier leurs besoins et leurs attentes;
      2. Fournir à ses membres ou à toute autre personne concernée des produits, des services et des renseignements;
      3. Permettre à des organismes affiliés et aux fournisseurs d’offrir à ses membres ou à toute autre personne concernée des produits, des services et des renseignements;
      4. Gérer les relations avec ses membres;
      5. Respecter les obligations légales ou réglementaires.
   4. ASE recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances et seulement les renseignements nécessaires pour fournir des produits, des services ou des renseignements aux membres et aux personnes concernées.
   5. L’utilisation faite des renseignements personnels se limite aux buts décrits dans la politique.
   6. Tous les renseignements personnels sont conservés sous le sceau dela confidentialité et, sauf exception, les renseignements ne peuvent être divulgués à quiconque à moins que la personne concernée l’ait expressément autorisé.
   7. ASE divulgue le nom, le numéro de téléphone et l’adresse géographique et technologique de ses membres ou de personnes concernées aux fournisseurs privilégiés lorsque cette utilisation constitue un service et lorsque l’information est utile pour les membres ou les personnes concernées et à la condition qu’ASE détienne l’engagement écrit des fournisseurs privilégiés à respecter les exigences particulières régissant l’utilisation de ces renseignements.
   8. Dans les cas où ASE est obligée de divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, elle ne divulguera que les renseignements requis.
2. Consentement
   1. À moins que la loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement écrit de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements. L’Association des Sourds de l’Estrie peut toutefois demander à cette personne son consentement pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels après leur collecte dans le cas où ASE tient à utiliser ces renseignements personnels dans un but non précis dans la présente politique ou non préalablement consenti.
   2. Lorsqu’un membre ou une personne concernée y consent, ses coordonnées seront utilisées par ASE aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre ou la personne concernée refuse d’accorder son consentement, alors ASE n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra divulguer ces renseignements à quiconque. Advenant qu’un membre ou une autre personne concernée n’indique pas s’il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à cette fin.
   3. Si un membre ou une autre personne concernée veut retirer son consentement, son refus de divulguer ses renseignements personnels doit être communiqué par écrit à l’Association des Sourds de l’Estrie.
3. L’exactitude et la conservation des renseignements personnels
   1. ASE veille à ce que tout renseignement personnel fourni par ses membres et d’autres personnes concernées qui est en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que requis pour les fins auxquelles ASE utilise ce renseignement. Si ASE découvre que les renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera les renseignements personnels et, si besoin en est, fera en sorte que les tiers à qui ces renseignements inexacts ont été fournis puissent également corriger leurs dossiers.
   2. Les renseignements sur les anciens membres ne sont pas corrigés et ASE ne peut en garantir l’exactitude.
   3. ASE conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le membre ou la personne concernée et l’Association des Sourds de l’Estrie inc. mais ne durera que le temps requis pour qu’ASE puisse communiquer avec cette personne s’il y a lieu. Lorsque ASE n’a plus besoin des renseignements personnels d’une personne, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés ou convertis sous une forme anonyme.
4. Protection des renseignements personnels
   1. L’Association des Sourds de l’Estrie s’engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels de ses membres et d’autres personnes avec qui elle entretient une relation d’affaires. Ce principe s’applique également à la manière dont ASE se débarrasse ou détruit les renseignements personnels.
   2. Seules les personnes dûment identifiées par l’Association des Sourdsde l’Estrie sont autorisées à prendre connaissance et à traiter les renseignements personnels confiés par les membres et les autres personnes concernées.
   3. ASE procède à la vérification régulière des procédures et des mesures de sécurité.
5. Accès aux renseignements personnels
   1. Ase autorise toute personne à prendre connaissance des renseignements personnels qu’elle détient sur elle. L’Association des Sourds de l’Estrie, répondra à la requête dans les trente (30) jours de sa réception. Si l’ASE décide de ne pas donner suite à la requête, elle donnera à la personne qui en fait la demande, les motifs justifiant la non- divulgation.

Qui sommes-nous ?

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